Se fundamenta en la sencilla pero crucial premisa de que somos seres humanos, no máquinas, lo que nos lleva a la realidad de que rara vez podemos mantener un nivel de eficiencia del 100% a lo largo de toda la jornada. Esto es cierto ya sea en el ámbito laboral, académico o en la gestión de nuestras tareas diarias.
A menudo, al final del día o al concluir una sesión de estudio, solemos sentir que no hemos avanzado en las tareas que realmente importan, a pesar de que nuestro tiempo parece haberse consumido sin un solo momento de descanso. Este sentimiento puede ser frustrante y se manifiesta en muchos de nosotros.
Según lo que se menciona en el podcast Escribe sobre ahora, Laura Vanderkam, reconocida escritora y experta en productividad, ha identificado que existen ciertos hábitos y rutinas que actúan como auténticos ladrones de tiempo, absorbiendo minutos y horas sin que lo notemos. Ser capaz de identificarlos puede marcar la diferencia entre tener un día productivo y enfrentar una frustración constante que afecta tanto nuestro rendimiento laboral como nuestro bienestar personal.
El tiempo se escapa en pequeñas distracciones
La realidad es que el tiempo que dedicamos a una tarea en particular a menudo termina desviado hacia pequeñas distracciones, similares a gotas que se escapan. Mientras te concentras en un proyecto específico, es fácil distraerse debido a una notificación entrante, a responder un mensaje o incluso a revisar el correo electrónico.
Como es mencionado en el Blog de productividad de Asana, cada interrupción puede costar hasta 20 minutos para recuperar el nivel inicial de concentración. Esto implica que esos pequeños momentos pueden acumularse y, al final del día, habrás desperdiciado un tiempo considerable en actividades que no tenías planeadas, y lo que es peor, sin saber a qué se fue todo ese tiempo.
Estas pérdidas de tiempo, por lo general, son invisibles porque ocurren en forma de interrupciones breves, pero cuando se suman, su impacto diario es significativo.
Cómo descubrir lo que pierde el tiempo
El primer paso para combatir estos ladrones de tiempo es voltear la mirada hacia uno mismo y prestar atención a lo que realmente afecta nuestra productividad. En muchas ocasiones, somos conscientes de las distracciones que nos roban tiempo, pero otras veces necesitamos analizar nuestros hábitos en profundidad. Una estrategia efectiva es llevar un registro durante varios días de cómo usamos nuestro tiempo. Esto te permitirá identificar patrones y reconocer hábitos que disminuyen tu eficiencia.
Al revisar las interrupciones que surgen —ya sea la tentación de consultar el correo electrónico cada vez que una notificación aparece en pantalla, ver un video de YouTube que termina en una maratón de diez episodios o enviar un mensaje a un amigo que se convierte en una conversación de 20 minutos—, pronto notarás que todo esto suma.
El reconocimiento y la toma de conciencia de este tipo de comportamientos son cruciales para minimizarlos y para evitar fugas de tiempo durante tus períodos de concentración.
Además, una herramienta valiosa es el seguimiento automático. En la mayoría de los casos, ni siquiera somos conscientes de cuánto tiempo dedicamos a tareas específicas. Afortunadamente, la tecnología puede ayudarnos a descubrirlo.
Hoy en día, tanto los teléfonos inteligentes como las computadoras cuentan con funciones de monitoreo que registran el tiempo dedicado a aplicaciones específicas. Esta funcionalidad te permite determinar si el tiempo destinado a estas aplicaciones es razonable o, por el contrario, si se trata de un ladrón de tiempo.»
El lado egoísta del tiempo
Descubrir cuánto tiempo pasas en plataformas como Slack o Microsoft Teams, o analizar los gráficos semanales de tus reuniones, son formas efectivas de adquirir conciencia sobre el tiempo que dedicas a estas actividades. Sin embargo, lo más importante es que tomes medidas concretas para recortar este tiempo y adoptar un enfoque más «egoísta» respecto a tu tiempo. Debes recordar que tu tiempo es un recurso finito y es fundamental aprender a decir que no y establecer límites.
Si no puedes evitar ciertas distracciones, considera activar el «modo monje» que te permite desactivar todas las notificaciones y estímulos que te alejan de tus tareas. Si esto no es posible, establece límites en tu acceso a esas distracciones durante tus horas de trabajo.
Por ejemplo, podrías implementar una estrategia similar al «Contrato de Ulises», donde fijas horarios específicos para revisar tus dispositivos electrónicos y redes sociales, en lugar de hacerlo de manera continua. Esto ayuda a romper el ciclo de la distracción que invita a «solo un momento» y que puede resultar en grandes pérdidas de tiempo.
Por otro lado, las plataformas de comunicación como Slack y otras aplicaciones de mensajería profesional permiten ajustar el ritmo de comunicación a tus necesidades. Comunica a tus compañeros de clase que necesitas periodos de concentración, donde no estarás disponible y que no esperen una respuesta inmediata en esos momentos.
Reducir el tiempo que pasas en reuniones puede parecer un objetivo difícil, pero al evaluar el tiempo que inviertes en videollamadas a través de Google Meet, Zoom, o plataformas semejantes, podrás identificar cuántas horas realmente necesitas dedicar a estas actividades. Un buen primer paso puede ser modificar las reuniones típicas de 30 minutos a sesiones de solo 10 minutos, una práctica que muchas aplicaciones de calendario sugieren de forma predeterminada.
En promedio, la atención se mantiene durante aproximadamente 23 minutos. Así que si logras reducir esos 10 minutos en cada reunión, al final del día, notarás un ahorro de tiempo considerable.
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Imagen | Sin obstáculos (Maxim Ilyahov presente Lala Azizli))
